Eventi e Contest Online

Un aspetto interessante della comunicazione moderna, è interagire il mondo online e il mondo offline. Per farlo utilizziamo due strumenti decisamente sfidanti: gli eventi e i contest.

Organizzare eventi significa infatti per noi far fare un passo ulteriore al marketing digitale, declinando in modo creativo il messaggio dal mondo virtuale a quello reale.

Grazie all’esperienza consolidata, il nostro team svolge un lavoro creativo, logistico e talvolta anche burocratico per ideare, organizzare e condurre eventi che muovono i primi passi nel mondo digitale fino ad arrivare al mondo concreto di piazze, location e strutture allestite appositamente.

Gli eventi che amiamo organizzare sono infatti di molteplice natura: ci siamo occupati di master class a tema food, di workshop sul mondo digital, di meeting aziendali, di corsi di formazione collettiva e molto altro ancora.

Oltre agli eventi, un altro sistema di coinvolgimento sono i contest online. Si tratta di un sistema molto utile per lanciare nuovi prodotti, fare brand awareness e per ottenere lead in target.

Oltre a questo aspetto i concorsi sono anche un ottimo modo per promuovere le community o gli eventi sul territorio ed è proprio in quest’ultima precisa casistica che si intrecciano le nostre competenze relative ai concorsi e quelle relative agli eventi.

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Quando si vuole organizzare un contest a premi, la condizione imprescindibile è quella di conoscere a fondo la legge italiana e i meccanismi che regolano questo tipo di iniziative e soprattutto le normative che regolano il trattamento dei dati personali, nello specifico il GDPR.

Per questa ragione quando il nostro team si prepara ad organizzare un concorso a premi, il flusso di lavoro segue una rigida scaletta che prevede i seguenti punti:

  • Ideazione del contest
  • Stesura del regolamento con date, meccanismi e clausole
  • Perizia tecnica e deposito
  • Invio al Ministero dello Sviluppo Economico della cauzione
  • Implementazione della piattaforma di gestione
  • Comunicazione del contest attraverso il sito, i social ed eventuali altri mezzi
  • Gestione delle campagne adv relative al concorso
  • Gestione delle iscrizioni e dei partecipanti
  • Gestione della segreteria assicurativa
  • Chiusura del contest
  • Contatti la Camera del Commercio e notaio
  • Verbale di vincita e chiusura del concorso
  • Gestione dei premi e delle liberatorie
  • Gestione degli eventuali vincitori a estrazione

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Ideazione

L’ideazione del contest è la parte più creativa del progetto, quella in cui mettiamo a frutto tutta la nostra esperienza e la nostra sensibilità per trovare il metodo migliore per raggiungere gli obiettivi del brand e coinvolgere il target di utenti individuato.

Per ottenere successo con un concorso a premi, l’impegno richiesto ai partecipanti dovrà essere commisurato al premio in palio perché ciò che spinge gli utenti a partecipare è proprio il premio messo in palio.

La parte burocratica

A seguire arriva anche la parte relativa agli incartamenti. Anche qui l’esperienza gioca un grosso ruolo e sbagliare non è contemplato. Quando si organizza un contest online è infatti necessario per prima cosa redigere un regolamento ufficiale in cui segnalare: soggetti promotori, durata, ambito territoriale, modalità di svolgimento, natura, valore indicativo dei premi messi in palio, termine della consegna, dati delle onlus alle quali devolvere eventuali premi non assegnati. A seguire è necessario identificare preventivamente il premio o i premi da mettere in palio per i partecipanti, oltre che le modalità di assegnazione.

A seguire viene richiesta la perizia tecnica e si versa la cauzione in favore del Ministero dello Sviluppo Economico calcolata sull’intero ammontare del montepremi al netto di IVA.

Una volta effettuati questi passaggi, è necessario comunicare al MiSE  vin modo telematico l’avvio imminente del concorso. Tale operazione deve essere effettuata almeno 20 giorni prima rispetto all’inizio del concorso.

Svolgimento del concorso

Superati tutti questi passaggi è possibile avviare il concorso vero e proprio. Abbiamo infatti una piattaforma di proprietà grazie al quale effettuiamo tutte le operazioni. Una volta implementata a seconda del concorso in essere, si procedere alla comunicazione attraverso tutti i mezzi concordati.

Per prima cosa viene aggiornato il sito web, poi vengono allineate le comunicazioni sui vari canali social e vengono accese le campagne di advertising concordate per diffondere il messaggio dell’avvenuto lancio del concorso.

Senza promozione, un concorso a premi online sarà necessariamente depotenziato. Per questo è necessario investire in pubblicità, quindi ADV sui social network e su Google. Inoltre, in base al proprio pubblico di riferimento si possono trovare altri canali di promozione, come i media tradizionali o la promozione fisica sul territorio. Il tutto, ovviamente varia in base al tipo di evento che si desidera promuovere.

Questa fase di gestione del concorso può sembrare di primo acchito meno intensa rispetto a quelle precedentemente descritte. Comporta in realtà un grande lavoro da parte dei nostri community manager che devono gestire le varie richieste e i commenti lasciati dagli utenti che partecipano al concorso o che intendono farlo.

Chiusura del concorso

Una volta terminato il concorso è necessario affidarsi alla Camera di Commercio e a un notaio per redigere l’apposito verbale di chiusura del contest che verrà poi mandato al Ministero dello Sviluppo Economico. Una volta fatto è possibile procedere alla consegna dei premi precedentemente individuati.

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